Miksi tyydymme sähläämiseen? (15.04.2010)

Ihmiset ovat ihmeellisiä ja organisaatiot vielä ihmeellisempiä. Puuseppä ei käytä ruuvimeisseliä vasarana, mutta maallikko saattaa helposti hakata ruuviansa jakoavaimellakin. Organisaatiot teettävät yhä useammin esimerkiksi tietoteknisiä töitään näillä maallikoilla, jotka käyttävät koneita hikisesti mopoa polkevan hölmöläisen tavoin. Rutiinien automatisoinnin sijaan saadaan automatisoitua sekaannus ja stressin syntyminen. Mistä tämä johtuu?

Organisaatioteorian suuret uudistajat Herbert Simon ja James March ymmärsivät puoli vuosisataa sitten, ettei organisaatio edes pyri optimoimaan toimintaansa. Heidän mukaansa organisaatiolla ei edes ole selkeää tavoitetta. Päätöksentekijöillä on omia tavoitteitaan ja organisaatio toimii näiden ristipaineessa. Ihmiset ovat myös vain rajallisesti rationaalisia ja päätöstilanteet tulevat vastaan yksi kerrallaan. Optimaalisen ratkaisun etsiminen on siksi normaalisti mahdotonta. Kun kuhunkin käsillä olevaan ongelmaan löydetään edes tyydyttävä ratkaisu, se yleensä kannattaa valita.

Opetin virusten ja tietoverkkojen varhaisempina vuosina tukihenkilöille, miten työasemien toimintatehon voi helposti valvoa. Samanveroisen ajan käytin virustorjunnan opettamiseen. Tuolloin toimintakunnon puutteisiin hukkui paljon enemmän organisaation työaikaa kuin viruksiin. Sanoin kuitenkin kyynisesti, etteivät he kurssin jälkeen toimintatehoa tulisi valvomaan. Kukaan ei valvontaan pakottanut eikä kukaan saanut potkuja, vaikka se olisi jäänyt tekemättä. Virustorjunnan laiminlyönnistä potkut saattoi saada. Organisaatiot tyytyivät tärkeässä kohdassa todella vähään.

Organisaatiossa yksittäisen työntekijän on vaikea käyttää aikaansa sellaiseen, jota muut eivät arvosta. Jos oma sählääminen salataan tai automaation parhaita mahdollisuuksia ei tunneta, ei oppimisen tarvettakaan ymmärretä. Simon ja March perustelivat vähään tyytymisen juuri sillä, että parasta ei tunneta eikä sen etsimiseen menevää aikaa kyetä arvioimaan. Siksi tyydyttävän tason ylittäminen yleensä lopettaa enemmät etsinnät. Valitettavasti uuden tekniikan kanssa sählääminen kyetään piilottamaan. Organisaatio ei edes näe mopojansa pimeässä, kun edes sähköjä ei ole kytketty.

Mitä voisi tehdä? Ongelmia on sekä yksilötasolla että koko organisaation tasolla. On tietysti selvää, ettei jokaisen tarvitse osata kaikkea. Yhtä selvää on, ettei kaksipalstaista tekstiä kukaan järkevä ihminen tee sarkainten ja tabulaattorin tai taulukkolaskimen avulla, jos yhtään ymmärtää, mistä tietotekniikassa on kyse. Tietotekniikassa karkeita osaamisongelmia on myös asentamiseen, vikojen selvitykseen, ohjelmointiin ja yhteiskäyttöön liittyvissä asiantuntijatehtävissä. Monet mahdollisuudet jäävät osaajiltakin käyttämättä siksi, ettei kukaan suunnittele itsenäiskäyttöä kokonaisuuden kannalta. Valitettavasti tietotekniikka on vain esimerkki, ei suurimman osaamisvajeen kehto.

Yksilötasolla osaamisvajeet tulisi kartoittaa. Sähläämisen piilottelun tulisi loppua, koska sen seurauksena oppiminen estyy. Tästä on haittaa sekä työnantajalle että työntekijälle, mutta erityisesti koko yhteiskunnalle. Organisaatioiden kannalta tulisi tarkastella, käytetäänkö työkaluja ja mahdollisuuksia keskinäisen synergian lisäämiseen. Liian usein kaikki tähtää osaoptimointiin, yhden vaiheen tai tahon etuun, kun kokonaisuuksia uudistamalla saisi aikaan paljon enemmän.

Kyynisyydestäni en ole päässyt eroon. Sähläämiseen tyydytään, osaamattomuutta on joka portaassa eikä organisaatio itse useinkaan sitä kykene näkemään. Simon ja March selvittivät tämänkin ongelman. Ulkopuolisen teoreetikon on helppo olla viisas.

Lisää samasta aiheesta

• Johtaminen, organisaatioteoriat ja tulevaisuudentutkimus
• Finpro Foresight kokosi yhdeksän tulevaisuuden ilmiötä
• Onko elämää ilman Internettiä?
• Tulevaisuuden kosketusnäytöt
• Onko hyvinvointivaltiolla tulevaisuutta?