Benchmarking terminä viittaa vertailujen tekemiseen eri systeemien ja organisaatioiden osalta. Tyypillisesti benchmarking tarkoittaakin organisaatioiden suorituskykyyn ja suoritteisiin liittyvää vertailevaa analyysiä. Jotkut lähteet käyttävät benchmarkingista keskusteltaessa myös esikuva-analyysi-termiä. Benchmarking paljastaa vertailujen osalta parhaan organisaation, tuotteen tai toimijan, jonka toiminta on ylivertaista suhteessa muihin toimijoihin.
Benchmarking voi siis tuottaa tietoa edelläkävijöistä eri toimialoilla ja eri tehtävissä. Tässä mielessä benchmarking voi toimia yleismenetelmänä kun arvioidaan ja tunnistetaan kehityksen edelläkävijöitä eri aloilla. Benchmarking on siis sekä insight- että foresight-menetelmä. Benchmarking-toimintaa käytetään yleisesti yritysmaailmassa. Erittäin usein benchmarkingia käytetään laatujärjestelmien kehittämisen ja prosessinkehittämisen välineenä.
On olemassa useita tapoja tehdä mielenkiintoisia benchmarking-tutkimuksia. Ns. julkinen benchmarking (Public Domain benchmarking, PDB) on julkisesti esitettävä benchmarking-analyysi sanomalehdessä, aikakausilehdessä tai muussa julkisessa mediassa. Tyypillinen julkinen benchmarking -analyysi on autotesti tietyssä autoryhmässä. Asuntomessut on toinen tyypillinen julkinen benchmarking -analyysi. Messujen yhteydessä benchmarking-tutkimusta voisi kehittää Suomessa vieläkin pidemmälle.
Vertaisvierailut (One-to-one benchmarking, OTOB) on ehkä tyypillisin tapa tehdä benchmarking-analyysi. Tässä tutkimuksessa vertaisorganisaation edustaja vierailee toisessa organisaatiossa ja analysoi eri toimintojen tuloksia ja mahdollisia eroja. Yleensä tämän tyyppisen analyysin tuloksia ei julkisteta julkisesti, vaan vertailu tehdään luottamuksellisesti. Tieteellisen tutkimuksen alueella tehdään paljon vertaisvierailuja, mutta usein niiden yhteydessä ei kuitenkaan tehdä systemaattisia benchmarking-tutkimuksia. Tämä on yksi syy, miksi suomalainen tieteellinen tutkimus on jäänyt monilla aloilla kauas kansainvälisestä kärjestä.
Arviobenchmarking (Review benchmarking, RB) on vertaisvierailua laajempi benchmarking. Sen yhteydessä laajempi arviointiryhmä vierailee organisaatiossa ja tekee sen pohjalta laajemman vertailevan arvoinnin. Yleensä arvioitavana on useita toimijoita ja organisaatioita ja heidän toimintansa. Tämän tyyppiset benchmarking-arviot ja tulokset jaetaan tutkimukseen osallistuvan organisaatioryhmän sisäisesti.
Database benchmarking (Database-benchmarking, DB) perustuu määrällistä tai laadullista kehitystä koskevien tietojen vertailuun ja analyysiin. Useat tieteelliset tutkimukset ovat tämän tyyppisiä database benchmarking -tutkimuksia.
Testibenchmarking (Test benchmarking, TB) on erittäin käyttökelpoinen tutkimusmenetelmä arvioitaessa yritysten tuottamia tuotteita ja palveluita. Tämä menetelmä perustuu siihen että eri organisaatioiden edustajista koostuva arviointiryhmä käy lävitse joukon tuotteita ja palveluita käyttäen yhtenäisiä vertailevia arviointimenetelmiä. Yleensä tulokset julkaistaan tutkimukseen osallistuvien organisaatioiden piirissä.
Liiketoiminnan erinomaisuuden analyysibenchmarking (Business Excellence Models, BEM) perustuu laatujohtamisen arviointimenetelmien yhdistämiseen benchmarking-analyysiin. Yleisenä benchmarkingin lähtökohtana on tällä alueella käytetty brittiläistä Baldridge Award -mallia tai Euroopan laatujohtamissäätiön mallia (EFGM).
Kyselybenchmarking (Survey benchmarking, SB) yhdistää kyselytutkimuksen menetelmät benchmarking-menetelmään. Tätä menetelmää käytetään yleensä kuluttajatutkimuksen alueella, kun halutaan saada tietoja kuluttajien käsityksistä erilaisista tuotteista ja palveluista.
Benchmarkingin avulla voidaan siis löytää toimenpiteitä, jotka auttavat organisaatiota parantamaan sen omaa toimintaa omaksumalla uusia parempia käytäntöjä. Monet suuryritykset kuten Xerox ovat käyttäneet benchmarkingia menestyksellisesti vuosikymmeniä oman toimintansa kehittämisessä.
Benchmarking-analyysejä voidaan käyttää hyväksi monissa eri yhteyksissä: Sitä voidaan käyttää esimerkiksi maiden talouskasvun ja innovatiivisuuden vertailussa, vertailtaessa kuntia ja kaupunkeja tai arvioitaessa yliopistojen eri toimintoja ja tuloksellisuutta. Esimerkiksi tuorein Suomen innovaatiojärjestelmän evaluaatio perustui pääosin benchmarking-analyyseille. Myös kuluttajatutkimuksen alalla kannattaa käyttää benchmarking-analyysejä. Benchmarking voi olla osa tuotetestausta.
Benchmarking voi paljastaa sen, ketkä oikeasti ovat innovatiivisimpia, laadukkaampia ja tehokkaimpia toimissaan. Benchmarkingin kautta voidaan tunnistaa piileviä ongelmia, mutta sen kautta voidaan myös löytää ratkaisuja ongelmiin. Esimerkiksi Euroopan unionin johtamisessa on pakko käyttää benchmarking-analyysejä, jotta voidaan nähdä sen sisäiset ongelmat ja haasteet. Siksi se on erittäin käyttökelpoinen menetelmä myös tulevaisuudentutkimuksen ja ennakoinnin alalla. Menetelmällisesti se voidaan helposti yhdistää moniin muihin hyödyllisiin menetelmiin kuten laatujohtamisen menetelmiin, Six Sigma-analyysiin tai Balanced Scorecard-analyysiin.
Edellä esitetyn pohjalta voidaan esittää, että sekä julkisen talouden että yritysten kehittämisessä voitaisiin luoda tehokkaita tutkimusohjelmia, jotka perustuisivat benchmarking-menetelmiin. Tässä olisi merkittävä ennakointihaaste myös Sitran toiminnalle tulevaisuudessa. Esimerkiksi Suomen julkistalouden tuottavuutta ja tehokkuutta voitaisiin lähteä kehittämään eri benchmarking-menetelmien pohjalta. Myös Suomen yrityksiä ja julkistalouden organisaatioita voitaisiin kehittää strategisilla benchmarking-ohjelmilla.
Uskon että strategiset benchmarking-ohjelmat toisivat nopeasti esille useita parhaita käytäntöjä ja parhaita toimijoita, joiden toiminnasta muut heikommin suoriutuvat organisaatiot voisivat ottaa nopeasti oppia. Eräs kiistaton hyöty systemaattisesta benchmarking-toiminnasta olisi oppimis- ja innovaatiodiffuusioviiveiden minimointi. Laaja-alainen benchmarking-toiminta voisi olla eräs käyttökelpoinen systeeminen innovaatio Suomen kansantaloudelle.
Lisää samasta aiheesta
- Kansallinen ennakointiverkosto Finprossa: Askelen edellä Afrikassa ja pianoportaissa
- Seminaari Brysselissä 26.10. ”EFP workshop: policy options for surprising and emerging futures in Europe”
- Muutoksen anatomia – miten maailma muuttuu ja me maailman mukana?
- Laurence Smithin yleisöluento 31.8. klo 17
- Suomesta ennakoiva malliyhteiskunta
Benchmarkingien systeeminen ongelma on, että ne ovat aina ajastaan jäljessä. Kohteen hyvyys tiedetään myöhässä ja mahdolliset opit voidaan istuttaa organisaatioon vielä enemmän myöhässä.
Ongelma on sama kuin ns. hyvissä käytännöissä, jotka sopivat kehityksestä pudonneille, mutta eivät ”edelläkävijyyttä” tavoitteleville.
Hei Lauri, toki yritykset ja muut toimijat voivat käyttää muitakin menetelmiä. Benchmarking-toiminta auttaa kuromaan umpeen mahdollisia puutteita. On totta, että innovaatiotoiminnassa esiintyy aina viiveitä suhteessa johtavaan toimijaan. Näin on ja niin tulee aina olemaan.
Toinen systeeminen ongelma on, että esikuvan reunaehdot voivat olla matkimisen kannalta soveltumattomia. Tuota ei aina huomata.
Oikeaan osuva kommentti. Olet oikeassa tässä huomiossasi.
Omien kokemuksieni pohjalta minulla on sellainen kuva, että ainakin korkeakouluissa benchmarkkausta harjoitetaan paljon. On omaehtoista, OKM-vetoista ja vielä Korkeakoulujen arviointineuvoston ajamaa.
Ehkä liikaakin ja oikeastaan ymmärtämättä miten sitä hyödynnetään.
Eihän se ole toki pahitteeksi tietää, miltä osin on muita jäljessä ja ylipäänsä hankkia inspiraatiota.
Korkeakoulujen pitäisi benchmarkata kuitenkin oman toimialansa ulkopuolelle, ei sen sisällä. Sillä ei esimerkiksi tukipalveluissa parhaat mahdolliset käytännöt taatusti löydy siltä alalta. Niitä saattaisi löytyä sellaisilta aloilta, jotka tekevät ko. toimintoa päätuotteenaan.
Benchlearning?
Benchlearning on mainio idea. Sitä kannattaa pohtia tarkemmin.